Ведение кадрового учета согласовано с оформлением громадного числа документов, исходя из этого работники, ответственные за его ведение, рвутся ограничиться нужным минимумом заполняемых форм и журналов. Чем возможно пренебречь, а чем не следует, и каковы могут быть следствия - делается попытка разобраться в статье.

Рациональность ведения регистрации документов

Кадровый документооборот – потребность для любого учреждения, обусловленная законодательно. Учет издаваемых и поступающих документов оказывает помощь не только упорядочить процесс, отследить их количество, но и подтвердить в случае ревизий и судебных слушаний и сам обстоятельство составления нужной документации, и своевременность ее оформления. Записи в журналах, сделанные в хронологическом режиме, в состоянии добавочным аргументом для работодателя, обосновывающим исполнение им всех положенных операций при оформлении трудовых взаимоотношений.

Какие документы подлежат регистрации и как ее новости

По сути, все кадровые документы должны быть произведены регистрацию: распоряжения, контракты, добавочные соглашения к ним, трудовые брошюры, извещения работников, личные дела, справки о работе. Пожалуй, только обращения не подлежат учету, не смотря на то, что в спорных обстановках работник может "настойчиво попросить" произвести регистрацию и их.

Для ведения учета возможно применять старые хорошие журналы либо электронный учет документов. В случае если предпочтён метод электронной регистрации, озаботьтесь о невозможности корректировки присваиваемых номеров, это защитит от оплошностей и окажет помощь подтвердить последовательность записей. Вероятен вариант ведения электронного учета посредством вспомогательных программ для ведения кадрового учета – 1С и тому аналогичных. В таких программах номера документам присваиваются машинально и защищены от изменений.

К тому же, бумажные журналы остаются в наивысшей степени распространенным методом учета. В большинстве случаев, записи на бумажных носителях внушают больше доверия, они в наивысшей степени защищены от изменений «задним числом». Всякий журнал необходимо пронумеровать, прошить и опечатать, это не разрешит поменять либо удалить страницу.

Чтобы учет кадрового документооборота был полным и систематизированным, в компании должна быть составлена номенклатура дел. Номенклатура – это полный сводный список всех папок и дел для хранения документов с указанием присвоенного номера, заголовков папок и периодов хранения. Номенклатура утверждается приказом генерального директора, изменения в нее вносятся по мере потребности.

В журналах регистрации дополняется особая графа, в ней указывается номер дела, в которое подшивается документ. Это облегчает розыск нужных бумаг и оказывает пом